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FUNDACIÓN ESFERA AZUL COLOMBIA
Versión 2.0
Fecha de entrada en vigencia: 24 de agosto de 2026
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los principios, reglas, procedimientos y medidas adoptados por FUNDACIÓN ESFERA AZUL COLOMBIA, en adelante la “Fundación”, para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, consulta, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva y, cuando corresponda, suprime en desarrollo de su objeto y de sus actividades institucionales.
La Política tiene como propósito garantizar el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar, rectificar y, cuando resulte procedente, suprimir la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos, así como asegurar que el tratamiento se realice de manera legítima, segura, transparente y acorde con las finalidades informadas al Titular.
Esta Política se adopta en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que los modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.
El Responsable del Tratamiento de los datos personales es:
Razón social: Fundación Esfera Azul Colombia
NIT: 900860811-0
Domicilio: Barranquilla Colombia
Dirección: calle 94 número 71-91
Correo electrónico: contacto@esferaazulcolombia.org
Teléfono: 3189593177
Sitio web: www.esferaazulcolombia.org
La Fundación determinará las finalidades y medios esenciales del tratamiento de los datos personales bajo su responsabilidad y exigirá a los Encargados del Tratamiento que actúen conforme a sus instrucciones, a esta Política y a la legislación aplicable.
Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos y sistemas de información de la Fundación, independientemente de que el tratamiento se realice de manera manual, semiautomatizada o automatizada.
Podrá comprender, según corresponda, información de:
Para efectos de esta Política se aplicarán las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. En particular:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para su Titular.
Dato público: información que no sea semiprivada, privada o sensible y que pueda ser tratada en los términos permitidos por el ordenamiento jurídico.
Dato semiprivado: información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a su Titular y a determinado sector o grupo de personas.
Dato sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia o supresión.
Transferencia: envío de datos personales a un receptor que, a su vez, adquiere la calidad de Responsable del Tratamiento.
Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado para que este realice el tratamiento por cuenta y bajo las instrucciones del Responsable.
La Fundación realizará el tratamiento de datos personales observando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:
Legalidad. El tratamiento se realizará conforme al régimen jurídico colombiano de protección de datos personales.
Finalidad. Los datos serán tratados para propósitos legítimos, específicos e informados al Titular.
Libertad. Cuando la autorización sea exigible, el tratamiento se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular y no podrá fundamentarse en su silencio.
Veracidad o calidad. La información objeto de tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia. La Fundación garantizará al Titular la posibilidad de obtener información acerca de la existencia y características del tratamiento de sus datos.
Acceso y circulación restringida. Los datos personales solo serán accesibles a las personas y terceros autorizados o legitimados para su tratamiento.
Seguridad. La Fundación adoptará medidas razonables de naturaleza técnica, humana, administrativa y organizacional para proteger los datos personales.
Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento estarán obligadas a preservar la confidencialidad de la información, incluso después de terminada su relación con las actividades que comprendan el tratamiento.
Necesidad y proporcionalidad. La Fundación procurará recolectar y tratar únicamente aquellos datos adecuados, pertinentes y razonablemente necesarios para las finalidades informadas.
Dependiendo de la relación del Titular con la Fundación y de la finalidad correspondiente, podrán tratarse, entre otros:
La Fundación se abstendrá de solicitar información que resulte manifiestamente innecesaria o desproporcionada respecto de la finalidad para la cual se recolecta.
Los datos personales podrán ser tratados, según corresponda, para las siguientes finalidades:
En relación con la plataforma Grow With Us, la Fundación podrá tratar los datos personales necesarios para:
Las comunicaciones asociadas con estas finalidades tendrán carácter operativo o transaccional y deberán limitarse a la información necesaria para gestionar la relación o actuación correspondiente.
Las plantillas transaccionales no serán utilizadas para incorporar publicidad, mercadeo u otras finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron diseñadas.
La Fundación podrá remitir comunicaciones estrictamente necesarias para ejecutar una solicitud, programa, servicio, relación contractual o vínculo vigente con el Titular.
Las comunicaciones comerciales, promocionales, de mercadeo, campañas institucionales, newsletters o invitaciones que no sean estrictamente necesarias para la prestación de un servicio o gestión solicitada se sujetarán a la autorización y a las demás condiciones jurídicas que resulten aplicables.
La negativa o posterior retiro del consentimiento para recibir comunicaciones promocionales no impedirá la recepción de comunicaciones estrictamente necesarias para administrar una relación vigente, ejecutar una solicitud formulada por el Titular, cumplir obligaciones legales o atender asuntos de seguridad.
Respecto de trabajadores, contratistas, proveedores, voluntarios, donantes, aliados y demás terceros relacionados con la Fundación, los datos podrán ser tratados para administrar las relaciones laborales, civiles, comerciales, contractuales, contables, tributarias y administrativas correspondientes, así como para cumplir las obligaciones legales aplicables.
La Fundación podrá analizar información para evaluar el funcionamiento de sus programas, plataformas y procesos, identificar oportunidades de mejora y elaborar estadísticas.
Cuando resulte razonablemente posible, estas actividades se desarrollarán utilizando información agregada, anonimizada o disociada que no permita identificar a los Titulares.
Cuando la ley exija autorización, la Fundación la obtendrá de manera previa e informada mediante mecanismos que permitan acreditar su otorgamiento.
La autorización podrá obtenerse por escrito, verbalmente, mediante mecanismos electrónicos o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó su consentimiento. El silencio no constituirá autorización.
Al momento de solicitar la autorización, la Fundación informará al Titular, de manera clara:
La Fundación conservará prueba de las autorizaciones obtenidas cuando estas sean legalmente exigibles.
No será necesaria autorización en los eventos expresamente exceptuados por la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.
El tratamiento de datos sensibles tendrá carácter excepcional.
Cuando la Fundación requiera tratar este tipo de información, informará previamente al Titular:
La Fundación no condicionará injustificadamente el acceso a una actividad o servicio a la entrega de datos sensibles que no sean necesarios para su desarrollo.
Cuando la naturaleza de un programa haga indispensable determinada información sensible para establecer condiciones de participación, accesibilidad, protección o acompañamiento, su tratamiento se realizará conforme a la legislación aplicable y bajo medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido.
La Fundación reconoce que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está sujeto a una protección reforzada.
Cuando resulte necesario tratar este tipo de información, se garantizará el respeto del interés superior del niño, niña o adolescente y de sus derechos fundamentales.
La Fundación procurará que el tratamiento responda a una finalidad legítima y necesaria y, cuando corresponda, obtendrá la autorización de su representante legal, previa escucha de la opinión del niño, niña o adolescente de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.
Los datos de niños, niñas y adolescentes no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas que justificaron su recolección.
Los Titulares tendrán los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, entre ellos:
La revocatoria de la autorización o la supresión no procederán cuando exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información o cuando subsista otra causa jurídica que legitime su tratamiento.
La Fundación cumplirá los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y, en particular:
Para desarrollar sus actividades, la Fundación podrá contratar proveedores que presten servicios de:
Cuando estos terceros traten datos personales por cuenta de la Fundación tendrán la condición de Encargados del Tratamiento y deberán actuar conforme a las instrucciones de la Fundación, las finalidades autorizadas, las medidas de seguridad correspondientes y las obligaciones previstas en la legislación colombiana.
Cuando un tercero actúe como Encargado del Tratamiento y exista transmisión de datos personales, la Fundación celebrará el correspondiente contrato o instrumento jurídico, en el cual se determinarán el alcance del tratamiento, las actividades que realizará el Encargado, las finalidades, las obligaciones de confidencialidad y seguridad, las restricciones de uso, las condiciones para la devolución, supresión o conservación de la información y las demás condiciones exigidas por la normativa aplicable.
Los Encargados no estarán autorizados para utilizar los datos personales para finalidades propias incompatibles con aquellas definidas por la Fundación.
La Fundación podrá transmitir datos personales a Encargados ubicados en Colombia o en otros países cuando ello sea necesario para la prestación de servicios tecnológicos, almacenamiento, comunicaciones, seguridad u otras actividades necesarias para sus operaciones.
Las transmisiones internacionales se someterán a las condiciones previstas en la legislación colombiana y a los instrumentos contractuales correspondientes.
Cuando un tercero distinto de la Fundación determine por sí mismo las finalidades y medios del tratamiento y, por tanto, actúe como Responsable, la entrega de información será tratada como una transferencia y se realizará únicamente cuando exista una habilitación jurídica para ello y se cumplan los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables.
La Fundación adoptará medidas administrativas, técnicas, humanas y organizacionales razonables y proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos asociados con su tratamiento.
Estas medidas podrán comprender, entre otras:
La Fundación limitará la información incorporada en comunicaciones electrónicas y procurará que los documentos o respuestas que requieran mayores niveles de confidencialidad sean suministrados mediante mecanismos seguros de acceso.
Ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. La Fundación gestionará los riesgos de manera razonable y adoptará las acciones que correspondan ante cualquier incidente que pueda comprometer datos personales.
Cuando legalmente corresponda, los incidentes de seguridad serán reportados a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las demás autoridades competentes.
Las comunicaciones operativas relacionadas con solicitudes, autenticación, activación, recuperación de acceso y gestión de derechos podrán contener enlaces personales destinados a permitir que el Titular continúe de manera segura una actuación.
La Fundación procurará que estos enlaces sean temporales, utilicen mecanismos de seguridad apropiados y no expongan innecesariamente información personal.
Los mensajes electrónicos deberán limitarse a la información razonablemente necesaria. Cuando determinada información tenga naturaleza sensible, reservada o requiera especial protección, la Fundación procurará mantenerla dentro del entorno protegido de la plataforma y no incluirla directamente en el cuerpo del mensaje.
Los sitios y plataformas de la Fundación podrán generar información técnica necesaria para permitir su funcionamiento, mantener sesiones, autenticar usuarios, garantizar seguridad, prevenir fraude y diagnosticar fallas.
Cuando la Fundación utilice tecnologías adicionales de análisis, medición o tecnologías similares que impliquen tratamiento de datos personales para finalidades distintas de las estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio, informará al usuario sobre su utilización y adoptará los mecanismos correspondientes de acuerdo con la legislación aplicable.
El área responsable de gestionar las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales será:
Persona responsable: CEO de la Fundación Esfera Azul Colombia
Correo electrónico:contacto@esferaazulcolombia.org
Dirección: Calle 94 # 71 - 91, Barranquilla, Colombia
Teléfono y WhatsApp: +57 318 959 3177
A través de estos canales los Titulares podrán ejercer sus derechos a conocer, acceder, actualizar, rectificar y, cuando corresponda, suprimir sus datos personales o revocar la autorización otorgada.
El Titular, sus causahabientes, representantes o personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Fundación.
La solicitud deberá permitir identificar al solicitante y la información objeto de consulta.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábilescontados desde su recepción.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Cuando un Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la legislación sobre protección de datos, podrá presentar un reclamo ante la Fundación.
El reclamo deberá contener:
Si el reclamo está incompleto, la Fundación requeriráal interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las deficiencias.
Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, cuando resulte aplicable, e informará al interesado.
Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor de dos (2) días hábiles, una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábilescontados desde el día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible resolverlo dentro de ese término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
El Titular podrá solicitar la revocatoria de su autorización o la supresión de sus datos cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando haya desaparecido la finalidad que legitimaba su tratamiento, siempre que no exista un deber legal, contractual u otra causa jurídica que obligue o habilite a conservar la información.
Cuando la revocatoria o supresión proceda parcialmente, la Fundación cesará únicamente los tratamientos respecto de los cuales no exista una causa jurídica que justifique su continuidad.
El Titular o quien se encuentre legitimado para actuar en su nombre podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado previamente el procedimiento de consulta o reclamo ante la Fundación, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
Las bases de datos institucionales tendrán vigencia durante el tiempo en que la Fundación desarrolle las actividades relacionadas con las finalidades para las cuales fueron creadas y, cuando corresponda, durante su existencia jurídica.
Los datos personales individuales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y durante los periodos adicionales que resulten necesarios para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, probatorias, de seguridad o de defensa jurídica.
Una vez desaparezcan las finalidades y no exista una obligación o causa jurídica que justifique su conservación, la Fundación procederá a su supresión, anonimización o aplicación de la medida técnicamente apropiada.
La Fundación adoptará medidas apropiadas y efectivas para procurar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el régimen de protección de datos personales, atendiendo la naturaleza de sus actividades, los datos tratados, los riesgos existentes y los medios disponibles.
Para tal efecto podrá adoptar políticas internas, procedimientos, controles de acceso, mecanismos de supervisión, capacitación, acuerdos de confidencialidad, gestión contractual de Encargados, controles tecnológicos y demás medidas que resulten adecuadas.
La Fundación podrá modificar esta Política cuando resulte necesario por cambios normativos, regulatorios, tecnológicos, organizacionales o relacionados con las finalidades del tratamiento.
Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o con las finalidades del tratamiento que puedan afectar el contenido de una autorización serán informados oportunamente a los Titulares antes de su implementación y, cuando legalmente corresponda, se obtendrá una nueva autorización.
La versión vigente estará disponible permanentemente en el sitio web oficial de la Fundación.
La presente Política entra en vigencia a partir del 24 de agosto de 2026.
Las bases de datos sujetas a esta Política tendrán la vigencia prevista en el numeral 23 y permanecerán sometidas a las disposiciones legales aplicables durante todo el periodo en que exista tratamiento de datos personales.
Última actualización: 24 de agosto de 2026
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Sitio web: www.esferaazulcolombia.org
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