Versión: 2.0 – Reorganizada
Fecha de entrada en vigencia: 24 de agosto de 2026
Fecha de actualización: [fecha de aprobación de la actualización]

La presente Política General de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los principios, criterios, reglas, procedimientos y medidas adoptados por FUNDACIÓN ESFERA AZUL COLOMBIA, en adelante la “Fundación”, para garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, consulta, usa, procesa, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva y, cuando corresponda, suprime en desarrollo de su objeto social y de sus actividades institucionales.

La Política tiene como propósito proteger el derecho constitucional de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas repose en bases de datos o archivos, así como ejercer los demás derechos reconocidos por el ordenamiento jurídico colombiano en materia de protección de datos personales.

La Fundación procurará que todo tratamiento de datos personales sea legítimo, pertinente, seguro, transparente, proporcional y coherente con las finalidades informadas al Titular.

La presente Política se adopta principalmente en desarrollo de:

• los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia;
• la Ley Estatutaria 1581 de 2012;
• el Decreto 1074 de 2015, en cuanto incorpora y reglamenta disposiciones relacionadas con la protección de datos personales;
• las instrucciones, circulares y demás disposiciones aplicables expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, en su calidad de Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales; y
• las normas que modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten las anteriores.

La interpretación y aplicación de esta Política se realizará de conformidad con el régimen colombiano de protección de datos personales vigente.

El Responsable del Tratamiento es:

Razón social: Fundación Esfera Azul Colombia
NIT: 900860811-0
Domicilio: Barranquilla, Colombia
Dirección: Calle 94 # 71-91
Correo electrónico: contacto@esferaazulcolombia.org
Teléfono y WhatsApp: +57 318 959 3177
Sitio web: www.esferaazulcolombia.org

La Fundación determinará las finalidades y medios esenciales del tratamiento de los datos personales bajo su responsabilidad.

Cuando terceros realicen operaciones de tratamiento por cuenta de la Fundación, deberán actuar conforme a las instrucciones impartidas por esta, la presente Política, los instrumentos contractuales correspondientes y la legislación aplicable.

Esta Política será aplicable a los datos personales tratados por la Fundación mediante medios físicos, digitales, electrónicos, audiovisuales, manuales, semiautomatizados o automatizados.

Comprende las bases de datos, archivos, sistemas de información, plataformas tecnológicas, formularios, canales de comunicación y demás mecanismos utilizados en desarrollo de las actividades institucionales de la Fundación.

La Política podrá aplicarse, según corresponda, a datos personales de:

a. beneficiarios y participantes de programas, proyectos y actividades;

b. aspirantes, candidatos, solicitantes y personas interesadas en acceder a programas o servicios;

c. miembros y usuarios de comunidades administradas o promovidas por la Fundación;

d. usuarios de sitios web, aplicaciones, plataformas y servicios digitales;

e. miembros y usuarios de Grow With Us y de otras iniciativas actuales o futuras de la Fundación;

f. administradores, consejeros, representantes y demás actores vinculados con propiedad horizontal cuando participen en actividades de la Fundación;

g. asistentes, conferencistas, invitados y participantes en eventos, bootcamps, webinars, capacitaciones, talleres, reuniones y demás actividades;

h. trabajadores, colaboradores, voluntarios, practicantes y contratistas;

i. proveedores y sus representantes o colaboradores;

j. aliados estratégicos, patrocinadores y organizaciones relacionadas;

k. donantes y potenciales donantes;

l. representantes legales, padres, madres, acudientes o personas autorizadas de niños, niñas y adolescentes, cuando corresponda;

m. personas que formulen peticiones, consultas, reclamos o solicitudes; y

n. cualquier otra persona natural cuyos datos sean legítimamente tratados por la Fundación.

Para efectos de esta Política se tendrán en cuenta las definiciones establecidas por la legislación colombiana, especialmente las siguientes:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: dato que puede ser tratado en los términos permitidos por el ordenamiento jurídico y que no tenga naturaleza semiprivada, privada o sensible.

Dato semiprivado: información que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento puede interesar a su Titular y a determinado sector o grupo de personas.

Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada solo resulta relevante para su Titular.

Dato sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos, entre otros, determinados datos relativos a salud, vida sexual, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical y datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: entrega de datos personales a un tercero que adquiere la condición de Responsable respecto de la información recibida.

Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado para que realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

Anonimización: aplicación de procedimientos destinados a impedir razonablemente que determinada información pueda asociarse con una persona natural identificada o identificable.

Incidente de seguridad: evento que pueda comprometer la confidencialidad, integridad, disponibilidad o seguridad de datos personales.

La Fundación observará especialmente los siguientes principios:

El tratamiento estará sujeto al régimen jurídico colombiano aplicable.

Los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas al Titular.

Cuando sea legalmente necesaria autorización, el tratamiento requerirá consentimiento previo, expreso e informado del Titular. El silencio no constituirá autorización.

La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

El Titular podrá obtener información acerca de la existencia y características del tratamiento realizado sobre sus datos.

Los datos personales serán accesibles únicamente a personas autorizadas o legalmente legitimadas para tratarlos.

La Fundación adoptará medidas administrativas, humanas, organizacionales y tecnológicas razonables y proporcionales para proteger los datos personales.

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán preservar la confidencialidad de la información incluso después de finalizar su relación con la Fundación.

La Fundación procurará recolectar únicamente los datos adecuados, pertinentes y razonablemente necesarios para las finalidades informadas.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y las obligaciones legales o contractuales correspondientes.

La Fundación adoptará medidas apropiadas y efectivas que permitan demostrar el cumplimiento del régimen de protección de datos personales.

Dependiendo de la relación existente con el Titular, la Fundación podrá tratar:

a. datos de identificación;

b. datos de contacto;

c. información profesional, laboral o académica;

d. información relacionada con solicitudes, inscripciones, postulaciones y programas;

e. información relacionada con eventos, capacitaciones y actividades institucionales;

f. información contractual, comercial, administrativa, contable o tributaria;

g. información necesaria para determinar requisitos de participación o elegibilidad;

h. información proporcionada voluntariamente durante procesos de atención, evaluación o acompañamiento;

i. fotografías, imágenes, voz y registros audiovisuales, cuando corresponda;

j. datos sensibles cuando sean legítimamente necesarios;

k. datos de niños, niñas y adolescentes cuando el objeto o naturaleza de determinada actividad justifique legalmente su tratamiento;

l. información relacionada con usuarios, cuentas y acceso a plataformas;

m. información técnica y registros de seguridad derivados de la utilización de sitios web, plataformas y sistemas;

n. información asociada con peticiones, consultas, reclamos y ejercicio de derechos; y

o. otros datos adecuados, pertinentes y necesarios para finalidades legítimamente informadas.

La Fundación evitará solicitar información manifiestamente innecesaria o desproporcionada.

La Fundación podrá tratar datos personales, según corresponda, para:

a. desarrollar su objeto social y sus actividades institucionales;

b. diseñar, implementar, administrar y evaluar programas, proyectos, comunidades y actividades;

c. gestionar solicitudes, inscripciones, postulaciones y manifestaciones de interés;

d. identificar y contactar a los Titulares;

e. verificar requisitos de participación o elegibilidad;

f. administrar relaciones con beneficiarios, participantes, miembros, usuarios, trabajadores, voluntarios, contratistas, proveedores, aliados, patrocinadores y donantes;

g. organizar eventos, capacitaciones, webinars, bootcamps, talleres, reuniones y demás actividades;

h. gestionar comunidades y plataformas presenciales o digitales;

i. prestar servicios y suministrar información solicitada por los Titulares;

j. gestionar procesos administrativos, financieros, contractuales, contables y tributarios;

k. atender peticiones, consultas y reclamos;

l. cumplir obligaciones legales, regulatorias, administrativas y judiciales;

m. garantizar la seguridad de personas, información, plataformas y sistemas;

n. prevenir fraude, suplantación, abuso y accesos no autorizados;

o. evaluar y mejorar programas, proyectos, procesos y servicios;

p. realizar análisis y estadísticas institucionales;

q. mantener registros históricos, probatorios y de gestión cuando exista justificación jurídica;

r. administrar comunicaciones institucionales; y

s. desarrollar las demás finalidades compatibles con el objeto de la Fundación que hayan sido debidamente informadas y se encuentren jurídicamente legitimadas.

Sus datos podrán ser utilizados para gestionar solicitudes, verificar información, determinar requisitos de participación, administrar programas, realizar seguimiento, evaluar resultados y mantener comunicación relacionada con la actividad correspondiente.

Los datos podrán tratarse para gestionar registros, membresías, perfiles, acceso, autenticación, participación, comunicaciones, soporte, seguridad y funcionamiento de comunidades y servicios digitales.

Estas disposiciones incluyen Grow With Us, sin limitarse a una tecnología o proveedor específico.

Los datos podrán utilizarse para gestionar inscripciones, acreditaciones, asistencia, logística, comunicaciones, certificaciones, evaluación de actividades y demás actuaciones necesarias para desarrollar el evento.

Los datos podrán tratarse para gestionar relaciones precontractuales y contractuales, verificar información, realizar pagos, cumplir obligaciones administrativas, tributarias y contables, gestionar alianzas, patrocinios y demás actividades relacionadas.

La Fundación podrá tratar la información necesaria para administrar la relación laboral, contractual o de voluntariado y cumplir las correspondientes obligaciones legales y administrativas.

Los datos podrán utilizarse para administrar donaciones, mantener registros, cumplir obligaciones legales y tributarias, proporcionar información relacionada con el destino o impacto de los recursos y gestionar la relación institucional correspondiente.

Cuando la autorización resulte legalmente exigible, la Fundación la obtendrá de manera previa e informada mediante mecanismos que permitan su consulta y acreditación posterior.

La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos, medios electrónicos, formularios digitales, mecanismos verbales que permitan conservar evidencia o conductas inequívocas del Titular en los casos legalmente permitidos.

Al solicitarla, la Fundación informará de manera clara:

a. el tratamiento que se realizará;

b. sus finalidades;

c. el carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, cuando corresponda;

d. los derechos del Titular;

e. la identificación y canales de contacto del Responsable; y

f. los mecanismos para consultar esta Política.

La Fundación conservará evidencia de las autorizaciones cuando sean legalmente exigibles.

No se requerirá autorización cuando se presente alguna de las excepciones establecidas expresamente por la legislación colombiana.

La ausencia de obligación de obtener autorización no exonera a la Fundación del cumplimiento de los demás principios, deberes y garantías aplicables al tratamiento.

El tratamiento de datos sensibles tendrá carácter excepcional y se realizará únicamente cuando resulte jurídicamente procedente.

Cuando corresponda solicitar autorización, la Fundación informará al Titular:

a. que no está obligado a autorizar el tratamiento, salvo excepción legal;

b. cuáles datos tienen naturaleza sensible; y

c. la finalidad específica para la cual son solicitados.

La Fundación no condicionará injustificadamente la participación en una actividad, programa o servicio al suministro de datos sensibles que no sean necesarios.

Cuando determinados datos sensibles sean indispensables para desarrollar legítimamente un programa, establecer condiciones de accesibilidad, protección, acompañamiento o atender otra finalidad autorizada, se adoptarán medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido.

En desarrollo de sus programas, proyectos, eventos y actividades, la Fundación podrá realizar registros fotográficos, audiovisuales o sonoros.

Cuando dichos registros permitan identificar o hacer identificable a una persona natural, su tratamiento estará sujeto al régimen de protección de datos personales.

Cuando corresponda, la Fundación solicitará autorización para utilizar imágenes, fotografías, voz o registros audiovisuales para finalidades previamente informadas.

La utilización con finalidades institucionales, documentales, pedagógicas, informativas, de divulgación o promoción deberá guardar correspondencia con la autorización obtenida o con la habilitación jurídica aplicable.

Cuando los registros involucren niños, niñas o adolescentes, se aplicarán adicionalmente las medidas de protección reforzada previstas en esta Política.

La Fundación reconoce que los datos personales de niños, niñas y adolescentes están sujetos a protección reforzada.

Su tratamiento deberá:

a. responder y respetar el interés superior del niño, niña o adolescente;

b. asegurar el respeto de sus derechos fundamentales;

c. limitarse a información necesaria y pertinente;

d. evitar finalidades incompatibles con las que justificaron su recolección; y

e. contar, cuando corresponda, con la autorización de su representante legal.

Cuando resulte aplicable, se tendrá en consideración la opinión del niño, niña o adolescente atendiendo su madurez, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento correspondiente.

La Fundación procurará implementar controles reforzados de acceso, confidencialidad, conservación y circulación sobre esta información.

La Fundación podrá enviar comunicaciones necesarias para gestionar solicitudes, programas, membresías, eventos, servicios, relaciones contractuales, obligaciones legales y asuntos de seguridad.

Cuando se trate de comunicaciones promocionales, comerciales, campañas, newsletters, invitaciones o contenidos que requieran autorización, la Fundación aplicará los mecanismos correspondientes.

La decisión de no autorizar o de retirar posteriormente el consentimiento para comunicaciones promocionales no impedirá el envío de comunicaciones estrictamente necesarias para ejecutar una relación vigente, cumplir obligaciones legales, gestionar solicitudes del Titular o atender asuntos de seguridad.

La Fundación procurará disponer de mecanismos razonables para que los Titulares puedan solicitar la modificación de sus preferencias de comunicación cuando corresponda.

Los sitios web, comunidades, plataformas y servicios tecnológicos utilizados por la Fundación podrán tratar información necesaria para:

a. administrar cuentas y usuarios;

b. autenticar accesos;

c. mantener sesiones;

d. prestar funcionalidades solicitadas;

e. garantizar disponibilidad y continuidad;

f. brindar soporte;

g. prevenir fraude y accesos no autorizados;

h. diagnosticar fallas;

i. mantener registros razonables de seguridad; y

j. atender solicitudes relacionadas con privacidad.

La Fundación podrá utilizar proveedores tecnológicos nacionales o internacionales para desarrollar estas actividades, bajo las condiciones previstas por la legislación aplicable.

La presente Política no depende de una plataforma tecnológica específica y continuará siendo aplicable cuando la Fundación incorpore, sustituya o elimine herramientas tecnológicas.

Los sitios web y plataformas de la Fundación podrán utilizar cookies u otras tecnologías necesarias para su funcionamiento, autenticación, seguridad y administración de sesiones.

Cuando se utilicen tecnologías adicionales para analítica, medición, personalización u otras finalidades que impliquen tratamiento de datos personales y requieran información o consentimiento adicional, la Fundación adoptará los mecanismos correspondientes de conformidad con la legislación aplicable.

Los Titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, entre ellos:

a. conocer, actualizar y rectificar sus datos;

b. solicitar prueba de la autorización, cuando corresponda;

c. ser informados acerca del uso dado a sus datos;

d. acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento;

e. solicitar la supresión cuando resulte procedente;

f. revocar la autorización cuando legalmente sea posible;

g. presentar consultas y reclamos;

h. presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez cumplidos los requisitos legales correspondientes; y

i. ejercer los demás derechos establecidos por el ordenamiento jurídico.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual u otra causa jurídica que obligue o legitime la conservación o continuidad del tratamiento.

Como Responsable del Tratamiento, la Fundación cumplirá los deberes establecidos por la legislación aplicable y especialmente procurará:

a. garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares;

b. solicitar y conservar evidencia de la autorización cuando corresponda;

c. informar las finalidades del tratamiento;

d. conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad;

e. mantener información exacta y actualizada cuando resulte procedente;

f. rectificar información incorrecta;

g. suministrar a los Encargados únicamente información cuyo tratamiento esté legitimado;

h. exigir a los Encargados condiciones apropiadas de privacidad, seguridad y confidencialidad;

i. tramitar consultas y reclamos;

j. adoptar medidas frente a incidentes de seguridad;

k. documentar procedimientos y controles relevantes; y

l. atender las instrucciones y requerimientos de la autoridad competente.

Para desarrollar sus actividades, la Fundación podrá contratar terceros que proporcionen, entre otros:

• alojamiento e infraestructura tecnológica;
• almacenamiento y respaldo;
• plataformas de comunidades y formación;
• correo electrónico y comunicaciones;
• formularios y gestión de información;
• servicios administrativos;
• servicios contables;
• organización de eventos;
• soporte tecnológico;
• autenticación;
• ciberseguridad;
• analítica; y
• demás servicios necesarios para desarrollar sus actividades.

Cuando estos terceros traten datos personales por cuenta de la Fundación actuarán como Encargados del Tratamiento y estarán sujetos a las obligaciones correspondientes.

Cuando legalmente resulte necesario, la relación deberá contemplar condiciones relacionadas con alcance, finalidades, seguridad, confidencialidad, restricciones de uso, conservación, devolución o eliminación de la información.

La Fundación podrá transmitir datos personales a Encargados ubicados en Colombia o en otros países cuando resulte necesario para desarrollar sus actividades.

Las transmisiones nacionales e internacionales se sujetarán a las condiciones legales y contractuales correspondientes.

Cuando la información sea entregada a un tercero que determine autónomamente las finalidades y medios del tratamiento y, por tanto, adquiera la condición de Responsable, se entenderá que existe transferencia.

Las transferencias nacionales o internacionales se efectuarán únicamente cuando exista una habilitación jurídica y se cumplan los requisitos previstos por el régimen colombiano de protección de datos personales.

La Fundación implementará medidas administrativas, humanas, organizacionales y tecnológicas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos, las características del tratamiento y los riesgos existentes.

Estas medidas podrán comprender:

a. controles de acceso;

b. autenticación;

c. administración de permisos bajo criterios de necesidad;

d. mecanismos seguros de transmisión;

e. respaldo de información;

f. protección de credenciales;

g. actualización y mantenimiento tecnológico;

h. gestión de proveedores;

i. acuerdos y obligaciones de confidencialidad;

j. capacitación;

k. monitoreo y registros de seguridad cuando resulte apropiado; y

l. procedimientos de respuesta frente a incidentes.

Ningún sistema permite garantizar seguridad absoluta. La Fundación administrará los riesgos de forma razonable y adoptará medidas preventivas, correctivas y de recuperación cuando corresponda.

Cuando se detecte un evento que pueda comprometer datos personales, la Fundación procurará:

a. identificar y contener el incidente;

b. evaluar la información potencialmente comprometida;

c. determinar sus posibles efectos;

d. adoptar medidas correctivas y de recuperación;

e. conservar la documentación necesaria para acreditar la gestión realizada; y

f. efectuar los reportes o comunicaciones que legalmente correspondan ante la Superintendencia de Industria y Comercio, los Titulares u otras autoridades competentes.

La gestión de las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales estará a cargo de:

Responsable: CEO de Fundación Esfera Azul Colombia
Correo electrónico: contacto@esferaazulcolombia.org
Dirección: Calle 94 # 71-91, Barranquilla, Colombia
Teléfono y WhatsApp: +57 318 959 3177

Por estos canales los Titulares podrán ejercer sus derechos.

El Titular, sus causahabientes, representantes o demás personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la Fundación.

La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al solicitante y determinar los datos objeto de consulta.

Las consultas serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado la razón de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Cuando el Titular considere que determinada información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un posible incumplimiento de las obligaciones relacionadas con protección de datos, podrá presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener, según corresponda:

a. identificación del Titular o persona legitimada;

b. descripción de los hechos;

c. datos de contacto;

d. identificación de la información respecto de la cual ejerce el derecho; y

e. documentos que pretenda hacer valer.

Cuando el reclamo esté incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las deficiencias.

Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información solicitada, se entenderá desistido el reclamo.

Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, cuando resulte aplicable, e informará al interesado.

Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, dentro de un término no mayor de dos (2) días hábiles, una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo correspondiente, cuando resulte aplicable.

El término máximo para resolverlo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.

Cuando no sea posible resolverlo dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos en los casos legalmente procedentes.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal, contractual, probatorio u otra causa jurídica que obligue o habilite a la Fundación a conservar determinada información.

Cuando la solicitud proceda parcialmente, cesarán únicamente aquellos tratamientos respecto de los cuales no exista una causa jurídica que justifique su continuidad.

El Titular o quien esté legitimado para actuar en su nombre podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado previamente el trámite correspondiente ante la Fundación, en los términos establecidos por la legislación aplicable.

Las bases de datos institucionales tendrán la vigencia necesaria para desarrollar las finalidades para las cuales fueron creadas y cumplir las obligaciones correspondientes.

Los datos personales se conservarán únicamente durante el periodo razonablemente necesario para desarrollar las finalidades informadas y durante los periodos adicionales requeridos para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, fiscales, probatorias, de seguridad o defensa jurídica.

Cuando desaparezca la finalidad y no exista una causa jurídica que justifique la conservación, la Fundación adoptará, según corresponda, mecanismos de supresión, eliminación, anonimización u otra medida técnicamente apropiada.

La Fundación adoptará medidas apropiadas y efectivas para procurar y demostrar el cumplimiento de las obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales, atendiendo a:

a. su naturaleza jurídica;

b. la naturaleza y volumen de los datos tratados;

c. las finalidades del tratamiento;

d. los riesgos asociados;

e. los recursos y medios disponibles; y

f. las características de sus programas, proyectos y plataformas.

Como parte de este modelo, la Fundación podrá implementar:

• procedimientos internos de protección de datos;
• inventarios o registros de bases de datos;
• matrices de finalidades y categorías de información;
• mecanismos de gestión de autorizaciones;
• controles de acceso;
• acuerdos de confidencialidad;
• capacitación;
• procedimientos de atención de derechos;
• controles para Encargados y proveedores;
• gestión de incidentes;
• criterios de conservación y eliminación;
• revisiones periódicas de cumplimiento; y
• documentación que permita demostrar las medidas adoptadas.

La Fundación podrá modificar esta Política como consecuencia de cambios legales, regulatorios, tecnológicos, institucionales, operativos o relacionados con sus actividades y finalidades.

Cuando se produzcan modificaciones sustanciales relacionadas con la identificación del Responsable o con finalidades que puedan afectar el contenido de las autorizaciones existentes, estas serán comunicadas oportunamente a los Titulares y, cuando resulte legalmente necesario, se solicitará una nueva autorización.

La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial de Fundación Esfera Azul Colombia.

La presente Política tiene como fecha de entrada en vigencia original el 24 de agosto de 2026.

La presente reorganización entra en aplicación a partir de su aprobación institucional y publicación.

Las bases de datos permanecerán sometidas a esta Política y a la legislación aplicable durante todo el periodo en que exista tratamiento de datos personales.

Fecha original de entrada en vigencia: 24 de agosto de 2026

FUNDACIÓN ESFERA AZUL COLOMBIA
NIT 900860811-0
Barranquilla, Colombia
contacto@esferaazulcolombia.org
www.esferaazulcolombia.org